13 claves para que tu evento virtual sea un éxito

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Se me ocurren un sin fin de razones por las cuáles un evento virtual tiene muchas más ventajas sobre los eventos físicos tradicionales y, a nivel general, estamos apostando por elementos virtuales para crear oportunidades en todos los frentes.

¿Qué nos ofrece un evento virtual?

Los eventos virtuales ofrecen posibilidades ilimitadas, porque la tecnología nos limita poco; lo que implica que éstos también sean adaptables y escalables. Son formatos dinámicos, eventos más cortos, tipo K.I.S.S., que no saturan al espectador, y sin embargo, la permanencia de un evento virtual es eterno, público o de forma privada. Son formatos más económicos, pero ojo, al igual que los eventos presenciales, cuanto mayores sean tus necesidades, más tendrás que invertir.

Puedes transmitir en vivo, o puedes hacer, lo que nosotros llamamos “enlatar contenido”, es decir, pre-grabar el contenido (presentaciones, ponencias, etc.), y luego simplemente, emitir en directo. Las audiencias son mucho más amplias, al ser formatos deslocalizados. Se tiene mayor control de asistencia, interacción y recopilación de datos; todas las acciones implementadas, son medibles, y cuando podemos medir, podemos optimizar a futuro. Por no decir, que al ser online, son mucho más sostenibles, que un evento tradicional. Es un TV show, un seminario o una conferencia múltiple en la más alta calidad, o una presentación o lanzamiento de producto. 

Y sí, sin embargo, todos seguimos prefiriendo los presenciales, el face-2-face, el sarao,  el “real networking”  así que, aquí estamos todos esperando que levanten restricciones para volver a encontrarnos y tener ese contacto directo en el coffee break o esas pausas donde compartimos más que carpetas promocionales y cañas.

No obstante, se prevé que los eventos virtuales evolucionen de forma paralela a los presenciales, o convivan, en lo que se conoce como eventos híbridos.

De eventos presenciales ya sabemos latín, pero los eventos virtuales, o en su defecto la parte virtual de los eventos, está en un momento muy inicial. Al final se trata de experiencias tecnológicas y digitales, que dependiendo de la plataforma y el formato escogido, se interactúa con los públicos de una u otra forma y, dada su naturaleza modulable, es importante que tengamos en cuenta una serie de aspectos clave que nos ayudarán al éxito de nuestro evento virtual. 

13 claves para que tu evento virtual sea un éxito

  1. Elige el formato y la herramienta adecuada, para que cubra todas las necesidades que vas a tener, y sea apto para tus audiencias, para ello…
  1. Debes de previsualizar cuál será la dinámica ideal de tu evento, y los contenidos a compartir. Define tus objetivos, ¿Qué quieres conseguir con ese evento? 
  1. Asegurar una buena calidad de emisión, de señal, vídeo y audio; optimiza el ancho de banda… para ello será importante, primero conocer las posibilidades y limitaciones de nuestros sistemas informáticos y dispositivos; y en segundo lugar, realizar pruebas técnicas y ensayos generales, previos al evento.
  1. Difunde tu evento, entre la audiencia seleccionada o de forma masiva. Aprovecha los canales digitales, y crea una campaña online; publícalo en rr.ss, y haz publicidad social, display, emailing, medios de comunicación digital especializados … en definitiva, todos los canales que tengas a tu alcance, ya que esto te permitirá amplificar los mensajes, o segmentar tu público y optimizar esa difusión.
  1. Crea, desde el inicio, una landing page con toda la información del evento y una cuenta atrás. Puedes crear una página de registro, porque es un evento privado, o simplemente un formulario para la recopilación de datos; pero hazlo lo más sencillo posible; incluye FAQs, o incluso un buzón de dudas. 
  1. Crea campañas automatizadas de email para el recordatorio del evento, unos días antes, y hasta 30 minutos antes, para recordar a los asistentes la conexión. 
  1. Ten presencia: aprovecha las posibilidades gráficas; por un lado, asegúrate de que la identidad de tu marca está presente, y representada de forma adecuada, y por otro de que haya una buena puesta en escena, visual, hasta grandiosa… que lo digital no te limite. Piensa en un gran plató y lleva tu evento allí… solo tienes que dejar tus ideas en manos de un buen diseñador gráfico y 3D.
  1. La capacidad de retener al asistente delante de un ordenador, no es la misma que en un evento presencial; haz tu evento virtual breve, lo justo y necesario para transmitir mensajes clave, y quizás un breve margen de preguntas y respuestas, encuestas, votaciones, mesas redondas, gamificación, o un espacio donde se les permita interactuar y ser parte del evento. 
  1. A nivel de contenidos en el evento, ten en cuenta lo que aplicas para los eventos presenciales:
    • Lo visual debe prevalecer sobre lo textual
    • Se conciso y concreto
    • Utiliza un máximo de 10 diapositivas
    • Evita tablas y números, sustitúyelos por gráficos e infografías sencillas
    • Utiliza vídeos y material audiovisual
    • Varía el tono de voz
    • Haz que el contenido sea novedoso y de calidad
    • Trata de interactuar con tu audiencia. A pesar de la distancia social entre asistentes, procura crear cercanía digital. 
  1. En función del tipo de evento, puedes tratar de monetizar tu evento,  a través de patrocinadores, o a través de la venta de entradas, por ejemplo. 
  1. Prolonga el impacto compartiendo tu contenido después del evento, a través de tus canales propios, o alguna plataforma o canal. Envía un email de seguimiento y pide feedback… pero ¡no desaparezcas!
  1. Mide los KPIs que hayas marcado inicialmente. Los KPIs habituales para los eventos virtuales son:
    • Cuántas personas han visto nuestro evento (usuarios únicos y concurrentes, y total de sesiones servidas)
    • Tiempo de permanencia
    • Datos de interacción (si ofrecemos espacio para ello)
    • Tipo de dispositivo conectado a la emisión
    • Localización. Etc.
    • Recomiendo también, ofrecer una encuesta de satisfacción para valorar detalles del evento virtual, y el evento en su conjunto. 
  1. Ve siempre un paso por delante… y con esto quiero decir: piensa qué puede salir mal, y prevé una solución con antelación (y aún así, ¡alguna sorpresa te llevarás! que al fin y al cabo te servirá de aprendizaje para el futuro)

A nivel teórico, es suficiente, aunque si tenéis cualquier tipo de duda o inquietud, no dejéis de escribirme, que estaré encantada de tratar de resolver cualquier duda que tengáis;  a nivel práctico, me gustaría enseñaros algunos de los eventos virtuales que hemos trabajado en Hacemos Cosas con nuestra tecnología de Konference Stream, pero por cuestiones de privacidad de nuestros clientes no lo puedo colgar, así que si queréis que os enseñemos ejemplos, escríbeme, y coordinamos una call para que podáis ver distintos formatos y modelos. 

¡Hasta pronto y gracias por leer! 

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